MODUL ZÁVAZKY

Modul Závazky provádí zpracování všech došlých dodavatelských faktur i jiných závazků a jejich úhrad.

DODAVATELÉ

Každý dodavatel, se kterým společnost obchoduje a má k němu určité závazky, musí být evidován v číselníku dodavatelů. Kromě základních informací o dodavateli (název firmy, adresa, kontakty, telefon) je sledováno aktuální saldo dodavatele. Toto saldo je aktualizováno okamžitě při zápisu závazku, dobropisu, zálohového listu a úhradě závazku. V kterémkoliv okamžiku je údaj o úvěru dodavatele aktuální bez ohledu na to, zda jsou doklady zapsané v modulu Závazky zaúčtovány na účty Hlavní knihy. Pokud je některá firma zároveň dodavatelem i odběratelem, lze určit na základě shodného identifikačního kódu nebo shodného IČO vzájemné pohledávky a závazky v členění na časové pásmo (do splatnosti a po splatnosti 1-30,31-60,61-90, 91+).

ZÁVAZKY

Modul Závazky obsahuje funkce, které umožňují práci se závazky. Závazky jsou číslovány automaticky ve volitelných číselných řadách. Lze zapisovat závazky různých typů - běžné faktury, penalizační faktury, zálohové listy, interní závazky. Při zápisu závazku se uvede, jakého je závazek typu a systém určí, zda se o závazku bude účtovat a jakým způsobem. Saldo dodavatele (částka neuhrazených závazků) se aktualizuje ihned po ukončení zápisu (opravy) závazku . Pokud je nastaven režim "schvalování závazků", pak po zápisu závazku musí oprávněná osoba zapsaný závazek schválit. Teprve pak lze na závazek vystavit platební příkaz a provést jeho zpracování. Proplacení závazků přes platební příkazy může být blokováno použitím "blokace platby". To umožňuje řešit případy, kdy závazky jsou hrazeny např. prostřednictvím "inkasa", placeny v hotovosti nebo probíhá reklamační řízení a je nutno zamezit úhradě závazku. V závislosti na povaze faktury dodavatele, lze závazek "rozkontovat" několika způsoby:

• fakturu za "realizovanou dodávku" přiřadit k příjmům realizovaných v modulu Nákup
• fakturu za "náklady související s dodávkou" (doprava, clo, atd.) přiřadit k příjmům dodávek realizovaných v modulu Nákup
• fakturu za opravu vozidla přiřadit k vozidlům definovaných v modulu Doprava
• ostatní faktury (energie, nájmy, atd) přiřadit k účtům HK (přímá kontace na účty)

PLATEBNÍ PŘÍKAZY

V rámci platebních příkazů lze automatizovaně připravit platební příkazy za:

• běžné závazky
• dobropisy pro odběratele, které představují návrat peněz odběrateli
• přeplatky za hotovostní dodávky realizované v modulu Prodej-varianta PEKÁRNY

Funkce v modulu Závazky umožňují připravit platební příkazy pro banku jak v papírové formě, tak ve formě datového souboru, který je možno do banky odeslat přes HOME BANKING.

ÚHRADY ZÁVAZKŮ

Závazky lze uhradit několika způsoby:

• vystavení platebního příkazu s následným přiřazením řádky bankovního výpisu v modulu Banka
• zaplacení v hotovosti na pokladně (přiřazením řádky pokladního dokladu v modulu Pokladna)
• přiřazením zálohy ke konečné faktuře v modulu Závazky
• přiřazením dobropisu k závazku v modulu Závazky
• vzájemným zápočtem na speciálním bankovním účtu v modulu Banka

ZÁLOHY

Na stejné úrovni jako běžné faktury systém umožňuje přijímat od dodavatele zálohové listy (zálohové faktury), které sice ovlivní saldo dodavatele, ale tyto doklady nejsou účtovány do hlavní knihy. Tím je dána možnost sledovat na obchodní úrovni přijaté zálohové listy obdobně jako běžné faktury. V okamžiku úhrady zálohové faktury zanikne dluh související se zapsaným zálohovým listem a aktivuje se automaticky "registr záloh poskytnutých", kde zaplacená záloha "čeká" na vystavení konečné faktury. Při vystavení konečné faktury pak systém nabízí úplnou nebo částečnou úhradu této faktury zálohou evidovanou v "registru záloh".

VRUBOPISY (DOBROPIS DODAVATELE)

Vrubopis představuje další z forem úhrady (kompenzaci) závazku. Vrubopisy jsou dobropisy, vystavené dodavateli. Jako příklad je možno uvést vrácení zboží, nebo slevu poskytnutou společnosti dodavatelem. Systém umožňuje zapisovat vrubopisy před zaplacením závazku. Vrubopisy po zaplacení (tj. reklamace po zaplacení - dodavatel vrací peníze za dodávku např. z důvodu vady) se evidují jako záporný závazek. Vrubopisy jsou účtovány do hlavní knihy obdobně jako závazky a jsou přiřazeny k neuhrazeným závazkům stejným způsobem, jako přímé platby (šeky).